Tout comme c’est le cas pour certains salariés des entreprises plus « traditionnelles », les travailleurs indépendants en portage peuvent bénéficier du remboursement de leurs frais professionnels. On en distingue deux types : les frais qu’il est possible de refacturer et qui seront reversés par le client, et ceux non facturables, que votre entreprise de portage peut partiellement vous rembourser. C’est l’une des raisons pour lesquelles cet aspect fait partie des indicateurs que nous avons inclus dans notre site.
L’avantage de se faire rembourser des frais professionnels
Quelle que soit la dépense, puisqu’elle est nécessaire à votre activité professionnelle, vous l’auriez engagée. Mais cela aurait été fait avec de l’argent qui aurait déjà été soumis aux cotisations sociales sur les salaires. De plus, cette somme aurait été intégrée dans votre revenu imposable. C’est d’ailleurs le cas typiquement des micro-entrepreneurs qui ne peuvent absolument rien déduire. Leur seule possibilité, à n’utiliser qu’avec parcimonie, est applicable pour des frais directement refacturés, via des notes de débours.
Comme tout salarié non assigné à un poste de travail, le consultant agissant en portage salarial a droit au remboursement des frais qu’il engage et qu’il peut justifier pour son activité professionnelle. Dans ce cas, les sommes en question se verront retirées de son compte personnel avant l’application des différentes charges habituelles si elles devaient être intégrées dans sa rémunération. Pour une présentation claire et pour fixer les idées à la fois du salarié et de la société de portage, il est d’usage de les scinder en deux grandes catégories :
- Les frais de mission : ceux-ci sont précisément imputables à la réalisation d’une mission donnée. Il est intéressant après coup pour le consultant de les comparer mission par mission avec ses prévisions.
- Les frais généraux de fonctionnement : ces dépenses sont nécessaires à l’activité du professionnel, mais ne sont pas directement imputables à une mission précise.
Comment et à qui facturer les dépenses lors de vos missions ?
Les frais professionnels qui peuvent être refacturés sont ceux qui correspondent à des dépenses qui vous ont été nécessaires pour mener à bien votre mission, et qui vous seront remboursées par l’entreprise cliente. Ainsi, lors de la négociation et de l’établissement du devis pour vos clients, le type de frais pro remboursable, les justificatifs requis et le plafond de remboursement doivent être évoqués. Tous ces éléments peuvent être mentionnés dans le contrat de prestations et votre société de portage peut vous fournir l’ensemble des conseils utiles pour négocier au mieux la facturation des frais professionnels de missions. Pensez également à vous renseigner sur l’entité à qui vous allez devoir fournir vos justificatifs de dépenses : dans certains cas, il vous faudra les adresser directement au client, alors que dans d’autres situations, c’est la société de portage qui les réceptionnera puisque c’est elle qui se charge de la facturation.
Par ailleurs, il faut savoir qu’il existe deux types de remboursements possibles : au forfait ou aux frais réels. C’est au moment de la négociation qu’il vous faudra déterminer la solution la plus intéressante et convaincre le client d’opter pour ce qui sera le plus rentable pour vous. Le remboursement forfaitaire est plus simple à gérer puisqu’il n’est pas nécessaire de présenter des documents pour justifier vos dépenses, mais s’applique peu dans le cadre du portage salarial. La facturation des frais réels est donc majoritairement envisagée, mais elle doit faire l’objet d’une estimation avant le début de la mission pour que l’entreprise cliente puisse prévoir le budget global qu’elle devra allouer à votre prestation.
Quels sont les frais que vous pouvez vous faire rembourser par le client ?
Il faut savoir que toutes les sommes déboursées ne peuvent pas faire l’objet d’une refacturation à vos clients. La législation et le bon sens veulent que seuls les frais dits « de mission » puissent vous être remboursés. Parmi eux, on trouve notamment tout ce qui concerne les déplacements pour vous rendre sur votre lieu de travail en voiture, en train ou autres transports collectifs, l’hébergement en cas de déplacement et les frais de bouche. Les dépenses exactes que vous aurez à engager peuvent être définies en amont avec le client, afin que chacune des deux parties sache précisément ce qu’il aura à débourser et ainsi éviter tout malentendu. Bien entendu, vous devrez justifier ses dépenses à l’aide de factures ou de reçus et prouver qu’elles ont été réalisées dans le cadre de votre mission et non pour un usage personnel.
En revanche, les frais de fonctionnement ne peuvent pas figurer sur la facture qui sera soumise au client. Il s’agit par exemple des frais de prospection, des factures Internet et téléphone, de la papeterie, etc., autrement dit toutes les charges qui vous permettent d’exercer votre activité dans la continuité, quelle que soit la mission en cours.
Les frais non refacturés ne sont pas obligatoirement spécifiques à une mission donnée
Des frais de transport, d’hébergement temporaire près du lieu d’exercice d’un client ou d’alimentation lors d’un déplacement sont tout à fait susceptibles d’être rapprochés d’une mission donnée. Ils font généralement partie de la mission elle-même et leur ampleur est au choix du consultant lui-même. La société cliente n’a pas à connaître le nombre d’étoiles de la chambre d’hôtel dans laquelle vous avez choisi de séjourner puisque sa facture sera la même.
Mais dans les frais non refacturés et pourtant remboursables, on trouve une grande partie de ce qui fait la vie courante du freelance :
- Un abonnement de transports en zone urbaine.
- Les frais habituels de fonctionnement d’un bureau : papeterie, consommables informatiques, affranchissements, abonnements à des revues professionnelles sous forme papier ou dématérialisée.
- L’achat et l’entretien des outils de travail : ordinateurs et périphériques, smartphone et son abonnement.
- Frais de location d’un bureau si cela est nécessaire hors de son domicile.
Ces frais peuvent atteindre des sommes non négligeables et il est donc important financièrement de les faire sortir du cadre de la taxation sur les salaires. Il est intéressant de se renseigner à propos des conditions dans lesquelles chaque société de portage salarial va accepter de considérer chaque type de frais comme étant remboursable ou non.
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